SharePoint 연동
Alli는 조직에서 이미 사용 중인 SharePoint 리소스를 별도의 전처리 없이 그대로 지식베이스로 활용할 수 있도록 연동 기능을 제공합니다. SharePoint의 폴더 구조와 접근 권한을 유지한 채 문서를 자동으로 가져오며, 이를 기반으로 다양한 업무 시나리오에 맞는 LLM 기반 앱을 손쉽게 활용할 수 있습니다.
1. SharePoint 연동 시작하기
아래의 절차에 따라 연동을 시작합니다.
Alli 대시보드에서 지식베이스 > 외부데이터 탭으로 이동합니다.
SharePoint 연동 버튼을 클릭합니다.
SharePoint를 연동할 Microsoft 계정으로 로그인합니다.
주의 사항
연동에 사용되는 Microsoft 계정은 조직 내 SharePoint 전체 사이트에 접근 가능한 관리자 계정이어야 합니다.
연동 과정은 OAuth 인증 방식을 통해 진행됩니다.
이 계정을 통해 연동되는 문서들은 모두 해당 계정의 권한 기준으로 수집됩니다.
2. 연동 설정
Microsoft 계정 등록이 완료되면, 연동 대상과 방식에 대한 세부 설정을 진행합니다.
연동 계정 옆의 [설정] 버튼을 클릭합니다.
연동할 파일 형식을 선택합니다.
전체: 지원되는 모든 파일 형식을 가져옵니다.원하는 파일 형식만 가져오고자 할 경우, 개별 체크박스를 선택합니다.
연동할 SharePoint 사이트를 선택합니다.
하나 이상의 사이트를 추가할 수 있습니다.
상세 설정이 완료되면 저장 버튼을 클릭합니다.
저장된 설정을 바탕으로 즉시 연동을 진행하려면 ‘지금 실행’ 버튼을 클릭합니다.
파일 형식과 사이트만 설정하고 실제 연동은 진행하지 않으려면 ‘닫기’ 버튼을 클릭합니다.
3. 연동 진행 상황 확인
연동이 시작되면 진행 중인 상태를 확인할 수 있습니다. '진행 상태 보기’를 클릭하면 현재 연동 과정에서 어느 단계가 진행 중인지 실시간으로 확인할 수 있습니다.
SharePoint 연동은 총 3단계로 구성됩니다.
Entra 권한 연동 Entra 내의 유저 및 그룹 정보와 권한 정보를 연동합니다.
SharePoint 사이트 및 문서 정보 연동 SharePoint 내 사이트와 문서 정보와 각 사이트 및 문서에 할당된 SharePoint 권한을 함께 연동합니다.
Alli 반영 및 매핑 연동된 내용을 Alli에 반영하고, 문서와 권한을 매핑합니다.
[연동 성공]
[연동 실패]
연동이 실패하면 실패한 단계와 원인을 확인할 수 있습니다.
단계별 진행 조건 및 실패 처리
1단계가 실패한 경우 → 2단계와 3단계는 진행되지 않습니다.
1단계는 성공하고 2단계가 실패한 경우 → 3단계는 진행되지 않습니다.
1단계와 2단계가 성공한 경우 → 3단계에서 실패가 발생할 수 있습니다.
2단계와 3단계는 병렬로 진행될 수 있으며, 2단계가 실패할 경우 3단계는 대기(Pending) 상태에서 실패(Failed) 상태로 변경됩니다.
5. 연동 후 문서 구조 및 자동 관리
연동이 완료되면 다음과 같은 방식으로 문서가 구성 및 관리됩니다.
자동 인덱싱 및 수동 업데이트
연동된 문서는 매일 자정(프로젝트 기준 시간대)에 변경 사항만 자동으로 인덱싱됩니다.
즉시 문서를 갱신하고자 할 경우, 수동으로 [지금 실행] 버튼을 클릭하여 업데이트된 변경사항을 가져올 수 있습니다.
문서 구조 구성
연동이 완료되면 Alli 문서함과 Works의 공용 문서함 내에 "SharePoint"라는 이름의 루트 폴더가 자동 생성됩니다.
각 연동된 SharePoint 사이트는 이 루트 폴더 아래에 하위 폴더로 구성되며, 원본의 폴더 및 문서 계층 구조가 그대로 반영됩니다.
사용자는 SharePoint의 실제 구조와 동일한 형태로 문서를 탐색할 수 있습니다.
6 연동 해제
Microsoft 계정과의 연동을 해제하면 이후 SharePoint에서 발생하는 변경 사항은 더 이상 반영되지 않습니다. 이때 기존에 연동된 문서를 Alli 문서함에 유지한 채로 연동을 해제할지, 모든 데이터를 삭제한 후 계정 연동을 해제할지 선택할 수 있습니다.
7. 연동된 문서의 제한 사항과 설정 가능한 항목
연동된 폴더 및 문서는 SharePoint 원본 보존을 위해 다음과 같은 제약이 있습니다.
Alli 내에서 SharePoint와 연동된 폴더 및 문서 내용을 직접 편집하거나 삭제하는 것은 불가능합니다.
폴더
추가 / 삭제 / 이름 변경 / 이동 / 접근 권한 변경
문서
업로드 / 삭제 / 이름 변경 / 접근 권한 변경
단 다음의 항목은 Alli 내에서 개별 문서 단위로 자유롭게 설정 및 수정할 수 있습니다:
문서에 해시태그 추가
문서 상태 설정 (On/Off)
Q&A 자동 생성 여부 설정, 자동 태깅 실행
이러한 Alli 내에서 제공하는 메타데이터는 문서가 업데이트되더라도 유지됩니다.
5. 권한 및 사용자 처리
SharePoint에서 설정된 권한 정보는 Alli에도 반영되며, 다음과 같은 방식으로 작동합니다.
SharePoint에 설정된 사용자 및 그룹 정보가 Alli에서도 그대로 나타납니다.
단, Alli에서는 모든 사용자 권한이 Viewer(읽기 전용)로 통일됩니다.
예를 들어 SharePoint에서 Editor로 설정된 사용자도 Alli에서는 Viewer로만 적용됩니다.
SharePoint에 등록된 사용자가 아직 Alli에 가입하지 않았다면, 해당 사용자는 권한 리스트에 표시되지 않습니다.
추후 Alli에 가입하게 되면 자동으로 권한 목록에 추가되어 표시됩니다.
SharePoint에서 권한을 그룹으로 설정한 경우, 해당 그룹이 Alli 권한 목록에 반영됩니다.
6. Works 내 문서 활용 방식
연동된 SharePoint 문서는 Works > 공용 문서함 내에서 다른 문서와 동일한 방식으로 활용할 수 있습니다.
공용 문서함 내에는 SharePoint 연동 시 자동으로 생성된 "SharePoint" 폴더가 루트로 추가되며, 해당 폴더를 통해 연동된 문서에 접근할 수 있습니다.
공용 문서함에서 표시되는 문서 목록은 사용자의 권한에 따라 다르게 표시됩니다. 즉, 사용자에게 권한이 부여된 문서만 문서함에 노출되므로, 기존 직접 업로드 방식의 문서함과 동일하게 불필요한 문서 접근을 방지하고 보안을 유지할 수 있습니다.
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