SharePoint連携
Alliでは、既に社内で利用しているSharePoint内のリソースを活用することができます 複雑な前処理を行うことなく、SharePointのフォルダ構造やアクセス権をそのまま維持しながら、ドキュメントのインデックスをAlli上で自動的に作成することができます。
SharePointに接続する
[ナレッジベース] > [ソース設定] タブをクリックします
SharePointの[接続] をクリックします
SharePoint を連携する Microsoft アカウントでログインします
注意事項
連携にご利用いただくMicrosoftアカウントは、組織内のSharePointサイトにアクセス可能な管理者権限を有するアカウントである必要があります
連携は、OAuth認証方式を用いて実施されます
※連携時に、「管理者の承認が必要です」というメッセージが表示され、連携が完了しない場合※ 連携するアカウントに対して「アプリケーション管理者」の権限を付与いただくようEntra ID管理者に依頼ください。（「アプリケーション管理者」の付与方法）
本アカウントを通じて連携されるすべてのドキュメントは、当該アカウントの権限に基づき収集されます
プライベートサイトとして設計されたSharepointサイトの場合は、そのサイトの所有者/メンバー権限を持っているアカウントで連携した場合に、ドキュメントを収集できます。
連携の詳細設定をする
Microsoftアカウントの登録が完了したら、リンク先と方法の詳細設定に進みます
[ナレッジベース] > [ソース設定] タブをクリックします
SharePoint左の
をクリックし、詳細を表示します[設定]をクリックします
連携するファイルの種類を選択します
「すべて」を選択すると、サポートされている全てのファイル形式を取得します
必要なファイル形式のみをインポートしたい場合は、該当のチェックボックスを選択します
連携するSharePointのサイトを１つ以上選択します
詳細設定が完了したら、「接続」ボタンをクリックします
連携の進行状況を確認する
連携が開始すると、進行中の状態を確認できます。 「プログレスを表示」をクリックすると、現在の連動プロセスでどのステップが進行中であるかをリアルタイムで確認できます。失敗した場合は、失敗したステップと原因を確認できます。
SharePoint 連携は合計3 段階で構成されます。
Entra 権限の連携 ： Entra 内のユーザーおよびグループ情報と権限情報を連動します。
SharePointサイトと文書情報の連携 ： SharePoint個人用サイトと文書情報と、各サイトと文書に割り当てられているSharePoint権限を連携します。
Alliにドキュメントをアップロード&権限を反映 ： 連動した内容をAlliに反映し、文書と権限をマッピングします。
段階的な進捗状況と失敗処理
ステップ1が失敗した場合 →ステップ2と3は進行しません。
ステップ1は成功し、ステップ2が失敗した場合 →ステップ3は進行しません。
手順1と2が成功した場合 →手順3で失敗する可能性があります。
フェーズ 2 とフェーズ 3 は並列に実行できます。フェーズ 2 が失敗した場合、フェーズ 3 は待機状態からフェイル状態に変わります。
特定のサイトが、連携できるサイト一覧上で表示されなかった場合のトラブルシューティング
対象のSharepointサイト上で、以下の設定を行なってください。
Sharepoint上のサイト設定＞サイトアクセス許可＞高度なアクセス許可の設定＞サイトコレクションの管理者へアクセス
サイトコレクションの管理者、にAlli上でSharepoint 連携を実行しているユーザー名をご登録ください。
連携後の自動管理とフォルダ構造
連携が完了すると、ドキュメントは次のように構成および管理されます。
自動索引付けと手動更新
連携されたドキュメントは、毎日深夜0時に、更新されたドキュメントのみ、自動的にインデックスが作成されます
すぐにドキュメントを更新したい場合は、[今すぐ実行]ボタンをクリックすることで、更新されたドキュメントのインデックスを手動で作成できます
フォルダの構成
連携が完了すると、Alli ドキュメントと Alli Works のパブリックドキュメント内に「SharePoint」という名前のルートフォルダが自動的に作成されます
各連携されたSharePointサイトは、このルートフォルダの下にサブフォルダで構成され、ソースサイトのフォルダとドキュメント階層がそのまま反映されます
ユーザーは、SharePointの実際の構造と同じ形式でドキュメントを閲覧できます
特定のファイルが連携されなかった場合のトラブルシューティング
Alliでは1ファイルにおける最大ファイル容量は52MBです。連携されなかったファイルが52MB以上となっていないか、ご確認ください。
連携における制約事項と設定可能事項
Alli上での制約事項
SharePointと連携されたフォルダとドキュメントは、Alli内で内容を直接編集または削除することはできません。 以下の操作を行う場合は、SharePoint上で実施してください。
Alli上でできない操作
フォルダ：追加/削除/名前変更/移動/アクセス権の変更
ドキュメント：アップロード/削除/名前変更/アクセス権の変更
フォルダ、ファイル名重複時の処理
SharePoint では、同じ場所に同じ名前のフォルダが複数存在することがあります。 Alliは重複する名前のフォルダをサポートしていないため、連携時にサイト名とフォルダ名に対して、サイトURLやハッシュ値を付与し、同じフォルダ名が存在しないように調整しております。
Alli上での設定可能事項
以下の項目については、Alli内で個々のドキュメン単位で自由に設定・変更が可能です これらのAlli内で提供されるメタデータは、ドキュメントが更新されても保持されます
ドキュメントへのハッシュタグ追加
ドキュメントステータス設定（On / Off）
Q&A自動生成可否設定
自動タグ付けの実行
権限とユーザーの処理
SharePointで設定された資格情報は、Alliに以下の仕様で反映されます
Alliの管理画面上での権限が 「管理者」の場合Sharepoint上の権限に関わらず、全てのドキュメントの編集や閲覧が可能となります、
SharePoint で設定されたユーザーとグループの情報は、Alli でもそのまま表示されます
ただし、Alliでは、すべてのユーザー権限が「閲覧者」に統一されます
例）SharePoint で 「編集者」に設定されているユーザーも Alli では「閲覧者」としてのみ適用されます
SharePointに登録されているユーザーがまだAlliに未登録の場合、そのユーザーは権限リストに表示されません
Ailliに登録後、自動的に権限リストに追加され表示されます
SharePointで権限をグループに設定した場合、そのグループはAlli権限リストに反映されます
Sharepoint
Alli Works内ドキュメントの活用方法
連携したSharePointのドキュメントは、Alli Works > シェアドキュメント内の他のドキュメントと同じ方法でご利用いただけます。
SharePointとの連携時に、「SharePoint」フォルダがシェアドキュメント内のルートフォルダとして自動作成されます。 このフォルダを通じて、連携されたドキュメントにアクセスが可能です。
シェアドキュメント内に表示されるドキュメントは、ユーザーのSharepointで付与された権限に応じて制限されます。 各ユーザーに許可されたドキュメントのみがシェアドキュメント内に公開されるため、通常の直接アップロードによるドキュメントと同様に、権限のないドキュメントへの不正アクセスを防止します
「WORKS」タイプのプロジェクトタイプで、ユーザーのID(Eメールアドレス)情報が保持されている場合にのみ、アプリを利用するユーザー側にSharepointの閲覧権限が保持されます。ユーザー情報が取得できないプロジェクトタイプの場合は、基本的に連携されたドキュメントはすべてのユーザーにもアプリ上などで閲覧できる状態となります。 ※ご契約のプロジェクト形態が不明な場合は、担当者へご連絡ください。
連携の解除
Microsoft アカウントとの連携を解除すると、その後SharePoint で行われた変更は反映されなくなります。このとき、既存に連動したドキュメントをAlliの[ドキュメントメニュー]に保持したまま連携を解除するか、すべてのデータを削除した後にアカウント連携を解除するかを選択できます。
Microsoft Entra ID「アプリケーション管理者」の付与方法
SharePointとの連携時、「管理者の承認が必要です」というメッセージが表示され、設定が完了しない場合がございます。貴社のMicrosoft Entra ID管理者様にて、以下の手順での設定をお願いいたします。
Microsorf Entra 管理センターを開き、アプリケーション管理者を付与するユーザーを検索し、対象ユーザーを選択します。
対象ユーザーのページで「+割り当ての追加」をクリックし、ディレクトリロールを開きます。
「アプリケーション管理者」にチェックを入れ、「追加」ボタンをクリックします。
対象ユーザーの管理者ロールに「アプリケーション管理者」が追加されていることを確認します。
最終更新