ドキュメント

ドキュメント機能では、ファイルをフォルダ構造で管理し、アップロード・検索・アクセス制御などを一元的に行うことができます。フォルダは複数階層に対応しており、階層数・フォルダ数ともに無制限で作成可能です。アップロードしたドキュメントはパーシングされ、回答生成や検索の対象として活用されます。

本機能について

ドキュメントはフォルダ単位で階層的に管理され、各フォルダ・ドキュメントに対してアクセスリストを設定することで閲覧・編集権限を細かく制御できます。ステータスのON/OFFによって検索対象への含有を制御でき、ハッシュタグによる分類・フィルタリングも活用できます。詳細はこちらをご確認ください。

操作者に必要な権限
- 必須権限：編集者権限（ドキュメントのアップロード・フォルダ作成・編集・削除）
- 任意権限：閲覧権限（ドキュメントの参照・検索）

上位のフォルダを削除すると、その下位に所属するフォルダおよびドキュメントもすべて削除されます。削除前に対象フォルダの構成を必ず確認してください。

ダッシュボード全体構成

ドキュメント管理画面の各エリアと操作ボタンの役割を説明します。

ナビゲーション(左画面）
全体のフォルダ構造をツリー形式で表示します。フォルダは複数階層に対応しており、作成できるフォルダの数・階層数は無制限です。
リスト（右画面）
ナビゲーションで選択されたフォルダ配下のドキュメントやフォルダをリスト形式で表示します。
ドキュメントの検索（検索窓）
タイトル名やフィルタリングを活用して特定のドキュメントを検索します。
類語/対義語辞書（辞書マーク）
複数の言い回しがある単語に対して辞書登録を行います。ボタンをクリックすると登録画面が表示されます。
アップロード
ドキュメントやzipファイルをアップロードします。対応ファイル形式はdocx・csv・xls・xlsx・pdf・ppt・pptx・docです。
+フォルダ
新規フォルダを作成します。クリック前にナビゲーションで現在位置を確認し、意図したフォルダ配下に作成されるよう注意してください。

アップロード可能なファイルタイプはdocx・csv・xls・xlsx・pdf・ppt・pptx・docです。
1ドキュメントの最大容量は52.43 MBです。
zipファイルの総アップロード最大容量は1 GBです。zipでアップロードした場合は、完了後にフォルダごとのアクセスリストやハッシュタグを個別に設定する必要があります。

基本操作

ドキュメント管理画面では、フォルダ構造によるドキュメントの整理・管理が行えます。本ページでは画面構成の説明から、フォルダ作成・ドキュメントアップロードの手順、および編集・削除・移動・タグ管理といった基本操作について解説します。

フォルダを作成し、ドキュメントをアップロードする

方法1：ダッシュボードからフォルダを作成してアップロードする

「+フォルダ」ボタンからフォルダを作成し、ドキュメントをアップロードします。

+フォルダ
クリックするとフォルダ追加ポップアップが展開されます。フォルダ名と必要に応じてアクセスリストを設定します。アクセスリストを設定しない場合、すべてのメンバー・ユーザーがドキュメントを閲覧・利用できます。

アクセスリスト
編集者・閲覧者の権限をグループ単位や特定メンバーに割り当てることができます。

子フォルダの作成
子フォルダを作成したい親フォルダをナビゲーションで選択した上で「+フォルダ」をクリックします。子フォルダに対してもアクセスリストの設定が可能です。

アップロード操作
アップロード先のフォルダを選択した上で「アップロード」ボタンをクリックし、ファイル参照またはドラッグ&ドロップでアップロードします。
アップロード前の編集
ファイル名変更・ハッシュタグ付与・アクセスリスト設定は、アップロード完了前に編集ボタンから行えます。編集後は「適用」→「アップロードする」の順にクリックして完了します。

アップロード完了後はパーシング（読み込み）処理が進行します。しばらく時間が経過すると読み込みが完了し、ドキュメントが利用可能になります。アップロード完了後も同様の編集（ファイル名・ハッシュタグ・アクセスリスト）を行うことが可能です。

下位フォルダ作成時に「親フォルダのアクセスリストで上書き」をONにすると、親フォルダの権限が自動で継承されます。

A > B > C のフォルダ構造でB・Cがこの設定をONにしている場合、Aのアクセスリストが更新されるとB・Cにも自動反映されます。

「親フォルダのアクセスリストで上書き」がOFFの場合、フォルダ権限は独立するため、親フォルダのアクセス権の変更は反映されません。

方法2：zipファイルをアップロードする

zipファイルを利用して、フォルダ構造ごとまとめてアップロードします。

zipアップロード
zip内部のフォルダ構造に従って、フォルダとドキュメントを一括登録できます。
アップロード後の設定
zipファイルでアップロードした場合は、アップロード後にフォルダごとのアクセスリスト設定やハッシュタグ設定を個別に実施する必要があります。

zipファイルの総アップロードサイズ制限は 1 GB です。zipアップロード後はアクセスリストやハッシュタグが自動適用されないため、必ず手動で設定してください。

PDFドキュメントに対するOCR処理を設定する

PDFに含まれる画像内の文字を検索・回答生成に利用するため、OCR処理を適用します。

手動OCR設定（1ファイルずつアップロードする場合）
アップロード画面に表示される「PDFファイル内の画像に含まれるテキストを、OCRで自動的に認識できるようにする」にチェックを入れます。これにより、画像内文字が検索・回答生成に利用できるテキストとして認識されます。

自動OCR適用（zipファイル・Drive連携の場合）
zipファイルによる一括アップロードやDrive連携による自動アップロードでは手動でのOCR設定はできません。ドキュメントの内容に応じてシステムが自動的にOCRを適用します。

自動OCRが適用される条件：ドキュメント全体のページ数に対してOCR対象ページが50%以上を占める場合、自動でOCR処理が実行されます。例えばPDFが10ページで5ページ以上がOCR対象の場合、自動でOCRが実行されます。

その他基本的な操作

フォルダを編集/フォルダー移動/削除する

対象フォルダを選択し、フォルダ名横のメニューから編集・フォルダ移動・削除を行います。

フォルダ操作メニュー
左側ナビゲーションから対象フォルダを選択・開き、フォルダ名の横の「︙」をクリックするとドロップダウンメニューが展開されます。メニューから「編集」、「フォルダーに移動」、「削除」を選択します。

上位フォルダを削除すると、その配下に所属するすべてのフォルダおよびドキュメントも削除されます。削除前に対象範囲を十分確認してください。