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# ドキュメント
ドキュメント機能では、ファイルをフォルダ構造で管理し、アップロード・検索・アクセス制御などを一元的に行うことができます。フォルダは複数階層に対応しており、階層数・フォルダ数ともに無制限で作成可能です。アップロードしたドキュメントはパーシングされ、回答生成や検索の対象として活用されます。
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## 本機能について
ドキュメントはフォルダ単位で階層的に管理され、各フォルダ・ドキュメントに対してアクセスリストを設定することで閲覧・編集権限を細かく制御できます。ステータスのON/OFFによって検索対象への含有を制御でき、ハッシュタグによる分類・フィルタリングも活用できます。\
詳細は[こちら](https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/document/document-permissions)をご確認ください。
* **操作者に必要な権限**
* 必須権限：編集者権限（ドキュメントのアップロード・フォルダ作成・編集・削除）
* 任意権限：閲覧権限（ドキュメントの参照・検索）
{% hint style="warning" %}
上位のフォルダを削除すると、その下位に所属するフォルダおよびドキュメントもすべて削除されます。削除前に対象フォルダの構成を必ず確認してください。
{% endhint %}
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## ダッシュボード全体構成
ドキュメント管理画面の各エリアと操作ボタンの役割を説明します。
* **ナビゲーション(左画面）**
全体のフォルダ構造をツリー形式で表示します。フォルダは複数階層に対応しており、作成できるフォルダの数・階層数は無制限です。
* **リスト（右画面）**
ナビゲーションで選択されたフォルダ配下のドキュメントやフォルダをリスト形式で表示します。
* **ドキュメントの検索（検索窓）**
タイトル名やフィルタリングを活用して特定のドキュメントを検索します。
* **類語/対義語辞書（辞書マーク）**
複数の言い回しがある単語に対して辞書登録を行います。ボタンをクリックすると登録画面が表示されます。
* **アップロード**
ドキュメントやzipファイルをアップロードします。対応ファイル形式はdocx・csv・xls・xlsx・pdf・ppt・pptx・docです。
* **+フォルダ**
新規フォルダを作成します。クリック前にナビゲーションで現在位置を確認し、意図したフォルダ配下に作成されるよう注意してください。
{% hint style="warning" %}
* アップロード可能なファイルタイプはdocx・csv・xls・xlsx・pdf・ppt・pptx・docです。
* 1ドキュメントの最大容量は**52.43 MB**です。
* zipファイルの総アップロード最大容量は1 GBです。zipでアップロードした場合は、完了後にフォルダごとのアクセスリストやハッシュタグを個別に設定する必要があります。
{% endhint %}
## 基本操作
ドキュメント管理画面では、フォルダ構造によるドキュメントの整理・管理が行えます。本ページでは画面構成の説明から、フォルダ作成・ドキュメントアップロードの手順、および編集・削除・移動・タグ管理といった基本操作について解説します。
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## フォルダを作成し、ドキュメントをアップロードする
### 方法1：ダッシュボードからフォルダを作成してアップロードする
「+フォルダ」ボタンからフォルダを作成し、ドキュメントをアップロードします。
* **+フォルダ**
クリックするとフォルダ追加ポップアップが展開されます。フォルダ名と必要に応じてアクセスリストを設定します。アクセスリストを設定しない場合、すべてのメンバー・ユーザーがドキュメントを閲覧・利用できます。
* **アクセスリスト**
編集者・閲覧者の権限をグループ単位や特定メンバーに割り当てることができます。
* **子フォルダの作成**
子フォルダを作成したい親フォルダをナビゲーションで選択した上で「+フォルダ」をクリックします。子フォルダに対してもアクセスリストの設定が可能です。
* **アップロード操作**
アップロード先のフォルダを選択した上で「アップロード」ボタンをクリックし、ファイル参照またはドラッグ&ドロップでアップロードします。
* **アップロード前の編集**
ファイル名変更・ハッシュタグ付与・アクセスリスト設定は、アップロード完了前に編集ボタンから行えます。編集後は「適用」→「アップロードする」の順にクリックして完了します。
{% hint style="info" %}
アップロード完了後はパーシング（読み込み）処理が進行します。しばらく時間が経過すると読み込みが完了し、ドキュメントが利用可能になります。アップロード完了後も同様の編集（ファイル名・ハッシュタグ・アクセスリスト）を行うことが可能です。
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
下位フォルダ作成時に「親フォルダのアクセスリストで上書き」をONにすると、親フォルダの権限が自動で継承されます。
* A > B > C のフォルダ構造でB・Cがこの設定をONにしている場合、Aのアクセスリストが更新されるとB・Cにも自動反映されます。
* 「親フォルダのアクセスリストで上書き」がOFFの場合、フォルダ権限は独立するため、親フォルダのアクセス権の変更は反映されません。
{% endhint %}
### 方法2：zipファイルをアップロードする
zipファイルを利用して、フォルダ構造ごとまとめてアップロードします。
* **zipアップロード**
zip内部のフォルダ構造に従って、フォルダとドキュメントを一括登録できます。
* **アップロード後の設定**
zipファイルでアップロードした場合は、アップロード後にフォルダごとのアクセスリスト設定やハッシュタグ設定を個別に実施する必要があります。
{% hint style="warning" %}
zipファイルの総アップロードサイズ制限は 1 GB です。zipアップロード後はアクセスリストやハッシュタグが自動適用されないため、必ず手動で設定してください。
{% endhint %}
### PDFドキュメントに対するOCR処理を設定する
PDFに含まれる画像内の文字を検索・回答生成に利用するため、OCR処理を適用します。
* **手動OCR設定（1ファイルずつアップロードする場合）**
アップロード画面に表示される「PDFファイル内の画像に含まれるテキストを、OCRで自動的に認識できるようにする」にチェックを入れます。これにより、画像内文字が検索・回答生成に利用できるテキストとして認識されます。
* **自動OCR適用（zipファイル・Drive連携の場合）**
zipファイルによる一括アップロードやDrive連携による自動アップロードでは手動でのOCR設定はできません。ドキュメントの内容に応じてシステムが自動的にOCRを適用します。
{% hint style="info" %}
自動OCRが適用される条件：ドキュメント全体のページ数に対してOCR対象ページが50%以上を占める場合、自動でOCR処理が実行されます。例えばPDFが10ページで5ページ以上がOCR対象の場合、自動でOCRが実行されます。
{% endhint %}
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## その他基本的な操作
### フォルダを編集/フォルダー移動/削除する
対象フォルダを選択し、フォルダ名横のメニューから編集・フォルダ移動・削除を行います。
* **フォルダ操作メニュー**
左側ナビゲーションから対象フォルダを選択・開き、フォルダ名の横の「︙」をクリックするとドロップダウンメニューが展開されます。メニューから「編集」、「フォルダーに移動」、「削除」を選択します。
{% hint style="warning" %}
上位フォルダを削除すると、その配下に所属するすべてのフォルダおよびドキュメントも削除されます。削除前に対象範囲を十分確認してください。
{% endhint %}
### ドキュメントの詳細確認/編集/削除をする
ドキュメントをダブルクリックすると右側にサイドパネルが表示され、詳細確認・編集・削除が行えます。
* **プレビュー**
タイトルのプレビューが表示されます。クリックするとドキュメント全体のプレビューを確認できます。
* **ステータス**
ON/OFFを切り替えられます。ONの場合はユーザーの検索対象に含まれ、OFFの場合は検索に使用されません。ドキュメントアップロード後は自動的にONで登録されます。
* **各種詳細**
ハッシュタグ情報・アクセスリスト・パーシング状態・作成者・最終更新者・ファイルサイズ・位置情報を確認できます。ハッシュタグとアクセスリストを変更したい場合は編集ボタンからアクセスしてください。
* **編集ボタン**
ファイル名・ハッシュタグ・アクセスリストを編集する際にクリックします。
* **フォルダ移動**\
ドキュメントを現在のフォルダから別のフォルダへ移動できます。
* **ダウンロード**
対象ドキュメントをダウンロードします。
* **削除**
対象ドキュメントを削除します。
### 複数のドキュメント/フォルダを一括削除する
削除したいドキュメント・フォルダのチェックボックスにチェックを入れ、ごみ箱アイコンから一括削除します。
* **チェックボックス**
削除対象のドキュメント・フォルダにチェックを入れます。
* **ゴミ箱アイコン**
画面右上のごみ箱アイコンをクリックして削除を実行します。
### ドキュメントを別のフォルダに移動する
移動したいドキュメントのチェックボックスにチェックを入れ、画面右上のアイコンから移動先フォルダを選択します。
* **チェックボックス**
移動対象のドキュメントにチェックを入れます。
* **移動アイコン**
画面右上に表示されるアイコンをクリックし、移動先フォルダを選択する画面を開きます。
* **移動先の選択**
移動先フォルダを選択し「移動」ボタンをクリックして完了します。
### 複数のドキュメントにタグを一括付与/一括削除する
対象ドキュメントにチェックを入れ、「ハッシュタグ管理」から一括付与・一括削除が行えます。
* **チェックボックス**
対象ドキュメントにチェックを入れます。
* **ハッシュタグ管理**
タイトル行のアイコンをクリックし「ハッシュタグ管理」を選択すると、管理ポップアップが展開されます。
* **一括付与/一括削除**
付与するハッシュタグ・削除するハッシュタグをそれぞれ登録します。同一のハッシュタグを同時に追加と削除することはできません。
{% hint style="info" %}
ハッシュタグを一度に付与できるドキュメント数は最大1,000件です。\
ハッシュタグに使用できる文字は、全角日本語・半角アルファベット小文字・半角数字・半角アンダーバー（\_）です。半角アルファベット大文字・全角アルファベット・全角数字・半角アンダーバー以外の記号は利用できません。
{% endhint %}
{% hint style="warning" %}
チェックボックスにフォルダが含まれている場合、ハッシュタグ管理のアイコンは非表示になります。
* 編集権限のないドキュメントにはハッシュタグを付与できません。
* 同一のハッシュタグを同時に追加と削除することはできません。
{% endhint %}
### ドキュメントをアップデートする
既存ドキュメントへのフィードバックを保持したまま、更新後のファイルに差し替えます。
* **アップデートメニュー**
差し替え対象ドキュメントの右側アイコンをクリックし「アップデート」を選択します。
* **差し替えファイルのアップロード**
ポップアップから差し替えるドキュメントをアップロードします。
* **フィードバックの引き継ぎ**
アップロード後に既存ドキュメントとのページ内容の一致率が計測され、一致とみなされたページに対して過去のフィードバックが引き継がれます。
{% hint style="info" %}
ハッシュタグ情報はアップデート後も引き継がれます。アップデート機能は元のドキュメントと同じ拡張子のファイルにのみ対応しています。
{% endhint %}
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## よくある質問
* **フォルダを誤った場所に作成してしまいました。後から移動できますか？**
移動できます。詳細は[こちら](#forudawoforudsuru)をご確認ください。
* **zipファイルでアップロードした後、アクセスリストを設定し忘れた場合はどうすればいいですか？**
アップロード後でも各フォルダの編集メニューからアクセスリストを設定できます。対象フォルダを選択し、フォルダ名横のメニューアイコンから「編集」を選択して設定してください。\
詳細は[こちら](https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/document/document-permissions)をご確認ください。
* **ドキュメントのステータスをOFFにすると、ドキュメント自体が削除されますか？**
削除されません。ステータスをOFFにした場合、そのドキュメントはユーザーの検索対象から除外されますが、管理画面上には残り続けます。再度ONにすることで検索対象に戻すことができます。
* **OCR処理が自動で適用されているかどうか確認する方法はありますか？**
ドキュメントをクリックして表示されるサイドパネルの「タイムライン」から、OCR処理の有無を確認できます。
* **ハッシュタグの一括付与で1,000件を超えるドキュメントに付与したい場合はどうすればいいですか？**
一度に処理できるのは1,000件までのため、複数回に分けてハッシュタグの一括付与操作を行ってください。
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## 関連ページリンク
* [アクセスリストの設定方法](https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/document/document-permissions)
* [外部ソースによるドキュメント自動アップロード](https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/project-settings/external-service-integration)
* [類語/対義語辞書の登録方法](https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/knowledge-base/synonym-antonym-dictionary#synonym-dictionary)
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GET https://docs.allganize.ai/alli-llm-app-market/manual/document.md?ask=&goal=
```
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`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.
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