BOX連携
AlliはBoxと連携することで、Boxのフォルダ構造とアクセス権限を維持したままドキュメントを自動的に取り込み、さまざまな業務シナリオで活用できます。
1. Box 連携を始める
AlliダッシュボードからBoxのOAuth認証を使って連携を開始します。
ナレッジベース > ソース設定 を選択
Box v2の接続ボタンをクリック
クリックするとBoxの認証フローが開始されます。
Boxログイン画面
連携するBoxアカウントでログインします。「Boxへのアクセスを許可」をクリック後、Alliとの連携が有効になります
接続するアカウントを確認してください
連携プロセスはOAuth認証方式を通じて行われます。
連携したアカウントの権限を基準にドキュメントが収集されます。
意図しないドキュメントが取り込まれないよう、適切な権限を持つアカウントで認証してください。
2. 連携設定
Boxアカウント登録後、連携するファイル形式と範囲を設定します。
設定ボタン
連携アカウントの横に表示されます。クリックすると詳細設定画面が開きます。
File types（ファイル形式）
連携対象のファイル形式を選択します。「All」を選択するとサポートされているすべての形式を取り込みます。特定の形式のみ取り込む場合は個別のチェックボックスで選択します。
Sync scopes（連携範囲）
Entire Box (All Files)
連携したアカウントが権限を持つBoxの全フォルダ・ファイルを連携します。
Specific folders
取り込む対象フォルダを個別に選択できます。
最上位フォルダのみ選択可能で、サブフォルダのみの指定やファイル単体の選択はできません。
保存ボタン
連携範囲・ファイル形式を選択し、保存ボタンをクリックします。
Run now（今すぐ実行）ボタン
保存ボタンを押すとポップアップで表示されます。Run nowをクリックすると即時連携を開始します。
閉じるボタン
設定のみ保存し、実際の連携は後から実行する場合に使用します。
Specific foldersを選択した場合、選択できるのは最上位フォルダのみです。
サブフォルダのみの指定や、ファイル単体の選択はできません。
3. 連携の進行状況の確認
連携開始後、View progressボタンで進行状況をリアルタイムに確認できます。
View progress（進行状態を見る）
クリックすると現在の連携プロセスのどの段階が進行中かをリアルタイムで確認できます。
連携の2段階構成
第1段階でBoxのフォルダ・ファイルおよび権限情報が連携され、第2段階でBoxのグループ・ユーザー情報が連携されます。
連携成功ステータス
各段階が正常に完了すると成功ステータスが表示されます。View progressから詳細情報を確認できます。
連携は全2段階で構成されます。第1段階でフォルダ・ファイルと権限情報が同期され、第2段階でグループとユーザー情報が同期されます。
連携に失敗した場合は、View progressから失敗した段階と原因を確認できます。内容を確認し、必要に応じて設定を見直してから再実行してください。
4. 自動実行 / 今すぐ実行
Run automaticallyトグルとRun nowボタンで連携の実行タイミングを管理します。
Run automatically（自動実行）トグル
ONに設定すると毎日深夜0時に1日1回、Boxの変更事項が自動で更新されます。
Run now（今すぐ実行）ボタン
クリックした時点を基準に、前回の連携以降に変更された内容を即時反映します。
Run nowは前回連携時からの差分のみを対象とするため、毎回すべてのファイルを再取り込みするわけではありません。
5. 連携後のドキュメント構造と自動管理
連携が完了すると、BoxのフォルダとドキュメントがAlliに自動的に構成されます。
Boxルートフォルダの自動生成
連携完了後、Alliのドキュメント箱およびWorksの共有ドキュメント箱に「Box」という名前のルートフォルダが自動生成されます。
フォルダ階層の維持
連携されたBoxのフォルダ・ファイルはルートフォルダ配下にサブフォルダとして再現され、元のフォルダおよびドキュメントの階層構造がそのまま反映されます。
6. 連携解除
連係解除ボタンから連携を解除し、既存データの保持または削除を選択できます。
連携解除ボタン
Boxアカウントとの連携を解除します。解除後はBoxで発生する変更がAlliへ反映されなくなります。
アカウントのみ解除
Delete Dataチェックボックスを選択せずに解除すると、既存のドキュメントはAlliにそのまま残り、引き続き検索・活用が可能です。
Delete Data（データ削除）チェックボックス
選択した状態で解除すると、アカウント連携の解除と同時に取り込まれていたすべてのBoxデータが一括削除されます。
Delete Dataを選択して連携を解除すると、Alliに取り込まれたBoxのデータはすべて一括削除されます。
この操作は取り消しできません。削除が不要な場合は、チェックを入れずに解除してください。
7. 連携されたドキュメントの制限事項と設定可能な項目
連携されたフォルダとドキュメントはAlli上での編集・削除ができません。ただし、一部のメタデータはAlli内で設定できます。
フォルダ
追加 / 削除 / 名前変更 / 移動 / アクセス権限の変更
ドキュメント
アップロード / 削除 / 名前変更 / アクセス権限の変更
Alli内で個別ドキュメント単位で設定・変更できる項目は以下のとおりです。
ドキュメントへのハッシュタグの追加
ドキュメントの状態設定（On/Off）
Q&A自動生成の有無の設定、自動タギングの実行
Alli内で設定したハッシュタグや状態などのメタデータは、Boxのドキュメントが更新されても維持されます。
8. 権限およびユーザー処理
Boxで設定された権限情報がAlliに反映されますが、Alli内ではすべての権限がViewer（読み取り専用）に統一されます。
ユーザー・グループの反映
Boxで設定されたユーザーおよびグループ情報がAlliの権限リストにそのまま表示されます。
権限の統一（Viewer）
Alliではすべてのユーザー権限がViewer（読み取り専用）に統一されます。BoxでEditorやOwnerとして設定されているユーザーも、Alliでは読み取り専用として扱われます。
未加入ユーザーの扱い
BoxのユーザーがまだAlliに加入していない場合、権限リストには表示されません。後日Alliに加入すると、自動的に権限リストへ追加されます。
グループ権限
Boxでグループとして設定された権限は、そのままAlliの権限リストに反映されます。
BoxのユーザーがAlliに未加入の場合でも、加入後は自動で権限リストへ追加されます。手動での設定は不要です。
9. Works内でのドキュメント活用方式
連携されたBoxドキュメントは、Works内の共有ドキュメント箱から他のドキュメントと同様に活用できます。
シェアドキュメント内のBoxフォルダ
Box連携後に自動生成された「Box」フォルダがルートとして追加され、連携されたドキュメントへアクセスできます。
権限に基づく表示制御
共有ドキュメント箱に表示されるドキュメントリストはユーザーの権限によって異なります。権限が付与されたドキュメントのみが表示されるため、不要なドキュメントへのアクセスを防止し、セキュリティを維持できます。
Works内の共有ドキュメント箱でも、直接アップロードしたドキュメント箱と同様の権限管理が適用されます。ユーザーに権限がないドキュメントは表示されません。
よくある質問
Boxとの連携に必要なアカウント権限は何ですか？
連携はOAuth認証方式で行われます。連携するBoxアカウントに付与されたアクセス権限を基準にドキュメントが収集されるため、対象フォルダへのアクセス権限を持つアカウントで認証してください。
特定のフォルダのみを連携対象にできますか？
はい、連携設定のSync scopesでSpecific foldersを選択することで特定フォルダのみを連携できます。ただし選択できるのは最上位フォルダのみで、サブフォルダやファイル単体の指定はできません。
連携解除後、Alliに取り込んだドキュメントはどうなりますか？
Delete Dataチェックボックスを選択せずに解除した場合、既存のドキュメントはAlliにそのまま残り引き続き利用できます。削除が必要な場合はDelete Dataにチェックを入れてから解除してください。なお、この操作は取り消しできません。
Boxのドキュメントが更新された場合、Alliへの反映はいつ行われますか？
Run automaticallyをONにすると毎日深夜0時に自動で差分が更新されます。即時反映が必要な場合はRun now（今すぐ実行）ボタンをクリックしてください。
BoxでEditorとして設定されたユーザーは、Alliでも編集できますか？
いいえ、Alliではすべてのユーザー権限がViewer（読み取り専用）に統一されます。BoxでEditorやOwnerとして設定されているユーザーも、Alliでは読み取り専用としてのみ扱われます。
最終更新