Google Drive連携
Google Driveのリソースを別途の前処理なしにそのままナレッジベースとして活用できる連携機能を提供します。Google Driveのフォルダ構造とアクセス権限を維持したままドキュメントを自動的にインポートし、回答生成ノードなどから簡単に利用できます。
Google Drive 連携を始める
AlliダッシュボードからGoogle Driveとの連携を開始します。
ナレッジベース > ソース連携 タブに移動します。
Google Drive連携v2 の接続ボタン
をクリックします。画面上の指示に従い、Google Driveと連携するGoogleアカウントでログインします。
連携に使用するGoogleアカウントは、組織内のGoogle Driveにアクセス可能な管理者アカウントである必要があります。
連携プロセスはOAuth認証方式を通じて進行されます。
このアカウントを通じて連携されるドキュメントはすべて、該当アカウントの権限を基準に収集されます。
連携設定
Googleアカウントの登録が完了したら、連携対象と方法に関する詳細設定を行います。
連携アカウントの横にある [設定] ボタンをクリックします。
連携するファイル形式を選択します。
すべて：サポートされているすべてのファイル形式をインポートします。特定のファイル形式のみをインポートしたい場合は、個別のチェックボックスを選択します。
ドライブの欄から連携するGoogle Drive（ドキュメントボックス）を1つ以上追加します。
詳細設定が完了したら 保存 ボタンをクリックします。
設定に基づいてすぐに連携を開始するには 今すぐ実行 をクリックします。ファイル形式とドライブのみ設定して後で実行する場合は 閉じる をクリックします。
-連携可能なドライブの選択肢に表示されるのは、連携したアカウントのマイドライブと、連携したアカウントが閲覧権限以上を持つ共有ドライブです。
-選択はドライブ単位のみです。ドライブ以下のフォルダ単位での連携はできません。
連携進行状況の確認
連携が開始されると、「プログレスを表示」から現在の連携プロセスをリアルタイムで確認できます。
Google Driveの連携は計 3段階 で構成されます。
Google Driveのフォルダおよびファイル情報の連携
Google Drive内のフォルダとドキュメント情報、および各リソースに割り当てられたGoogle権限を連携します。
Google権限の連携
Google内のユーザーおよびグループ情報と権限情報を連携します。
Alliへの反映およびマッピング
連携された内容をAlliに反映し、ドキュメントと権限をマッピングします。
連携に失敗した場合、「進行状況を見る」から失敗した段階と原因を確認できます。
1段階目が失敗すると2・3段階目は進行されません。
2段階目と3段階目は並行して進行する場合があり、2段階目が失敗した場合、3段階目は待機（Pending）状態から失敗（Failed）状態に変更されます。
自動実行 / 今すぐ実行 および連携解除
連携後の自動更新設定、手動実行、連携解除の操作を行います。
自動実行
自動実行のトグルをONに設定すると、毎日午前0時に1日1回変更内容が自動アップデートされます。
今すぐ実行
ボタンをクリックした時点を基準に、前回からアップデートされた内容を即座に反映します。
連携解除
連携されたGoogle DriveアカウントとAlliの接続を解除します。解除時には次の2つの選択肢があります。
連携解除のみ
データ削除のチェックボックスを選択せずに連携解除すると、すでに連携されたドキュメントはAlliにそのまま残り、検索や活用が可能です。
データ削除
データ削除のチェックボックスを選択して連携解除すると、連携されていたすべてのデータが一括で削除されます。
データ削除を選択して連携解除を行うと、連携されていたすべてのデータが復元できない形で削除されます。操作前に必ずご確認ください。
連携後のドキュメント構造および自動管理
連携が完了すると、次のような方式でドキュメントが構成および管理されます。
ドキュメント構造の構成
連携完了後、AlliのドキュメントボックスおよびWorksの共有ドキュメントボックス内に「Google Drive」というルートフォルダが自動生成されます。
連携された各Google Driveのドキュメントボックスはこのルートフォルダの下にサブフォルダとして構成され、元のフォルダおよびドキュメントの階層構造がそのまま反映されます。
自動インデックス作成
自動実行がONの場合、連携されたドキュメントは毎日午前0時に変更内容のみが自動的にインデックス化されます。
連携されたドキュメントの制限事項と設定可能な項目
連携されたフォルダおよびドキュメントはGoogle Driveの原本を保護するため、次のような制約があります。
フォルダ
追加 / 削除 / 名前変更 / 移動 / アクセス権限の変更
ドキュメント
アップロード / 削除 / 名前変更 / アクセス権限の変更
次の項目はAlli内で個別のドキュメント単位に自由に設定・修正できます。ドキュメントがアップデートされてもこれらのメタデータは維持されます。
ドキュメントへのハッシュタグの追加
ドキュメントのステータス設定（On/Off）
Q&A自動生成の有無の設定、自動タグ付けの実行
Alli内でGoogle Driveと連携されたフォルダおよびドキュメントの内容を直接編集したり削除したりすることはできません。
権限およびユーザー処理
Google Driveで設定された権限情報はAlliにも反映され、次のような方式で動作します。
ユーザー・グループ情報の反映
Google Driveに設定されたユーザーおよびグループ情報がAlliでもそのまま表示されます。グループとして設定した権限は、該当グループがAlliの権限リストに反映されます。
権限レベルの統一
Alliではすべてのユーザー権限が 閲覧者（読み取り専用） に統一されます。Google Driveで編集者に設定されているユーザーも、Alliでは閲覧者としてのみ適用されます。
未登録ユーザーの扱い
Google Driveに登録されているユーザーがまだAlliに登録していない場合、権限リストには表示されません。Alliに登録後、自動的に権限リストに追加されます。
Works内のドキュメント活用方式
連携されたGoogle Driveのドキュメントは、Works > シェアドキュメントボックス 内で他のドキュメントと同様の方式で活用できます。
Google Driveフォルダ構造の反映
シェアドキュメントボックス内には、Google Drive連携時に自動生成された「Google Drive」フォルダがルートとして追加されます。このフォルダを通じて連携されたドキュメントにアクセスできます。
権限に基づいたドキュメント表示
表示されるドキュメントリストはユーザーの権限によって異なります。権限が付与されているドキュメントのみが表示されるため、不要なドキュメントへのアクセスを防止しセキュリティを維持できます。
よくある質問
Google Driveとの連携にはどのGoogleアカウントが必要ですか？
組織内のGoogle Driveにアクセス可能な管理者アカウントが必要です。連携はOAuth認証方式を通じて行われます。
連携を解除するとAlliのドキュメントはどうなりますか？
データ削除のチェックボックスを選択しなければ、既存のドキュメントはAlliにそのまま残り引き続き利用できます。データ削除を選択した場合は連携されていたすべてのデータが一括削除されます。
連携されたドキュメントをAlli内で編集できますか？
Google Driveの原本保護のため、Alli内で連携ドキュメントを直接編集・削除することはできません。ただし、ハッシュタグの追加やステータス設定などのメタデータはAlli内で自由に変更できます。
ドキュメントの自動更新はどのくらいの頻度で行われますか？
毎日午前0時（プロジェクト基準のタイムゾーン）に変更内容のみが自動的にインデックス化されます。すぐに反映したい場合は「今すぐ実行」ボタンで手動更新できます。
最終更新