Q&Aのアップロード

アップロード機能（Q&Aチャットセッティング）を利用することで、複数のQ&AをAlliナレッジベースにアップロードすることができます。ファイル内の「質問」と「回答」列をアップロードするだけでもナレッジベースに貢献することができますが、利用可能な他の列を使用したり、列名をカスタマイズして、その利用を拡張することもできます。その方法を見てみましょう。

Alliは、アップロード可能なQ&Aのフォーマットとして、tsv、csv、xlsx、zipファイルフォーマットに対応しています。アップロードするQ&Aにリンクや画像を加える方法については、以下のユーザーガイドを参照してください。

アップロードされたファイルの列

  1. [オプション] ステータス： これが「off」の場合（大文字と小文字は区別されません）、Q&AはQ&A検索に含まれません。列が存在しない場合、または値が「on」の場合、Q&AはQ&A検索に含まれます。

  2. [必須] 質問： Q&Aの質問の部分です。最大文字数500文字までです。

  3. [オプション] 類似する質問： 回答が同じである他の可能な質問。Alliは、Q&A検索の精度を向上させるためにこの情報を使用します。複数の質問を分割するには改行を使用します。

  4. [必須] 回答： Q&Aの回答の部分です。文字数の制限はありません。

  5. [オプション] ハッシュタグ： Q&Aをフィルタリングし、Q&A検索の範囲を限定するためのハッシュタグです。複数のハッシュタグを分割するにはカンマを使用します。 ※1ハッシュタグの文字数は25字まで、1Q&Aにつき最大50個まで

  6. [オプション] 削除： 値がYまたはTrue（大文字と小文字は区別されません）の場合、同じ質問があるデータベース内の既存のQ&Aは、ファイルのアップロード後に削除されます。回答部分は一致する必要はありません。

  7. [オプション] メモ： Q&Aアイテムにメモを追加する。メモをチェックするには、 Q&Aの右下にある目もアイコンにマウスの位置を合わせます。

  8. [任意] 登録候補ID： この列で登録候補IDを入力した場合は、Q＆A登録候補タブでその候補を削除することができます。候補IDを探すには、Q＆A候補タブから候補をダウンロードしてください。

  9. [オプション]ステータス変更を予約(ON)：指定の日付及び時刻にステータスがONとなるように、予約します。

  10. [オプション]ステータス変更を予約(OFF)：指定の日付及び時刻にステータスがOFFとなるように、予約します。

  11. [オプション]フォルダ：Q&Aをダッシュボード上で作成済みの特定のフォルダ配下に属するよう設定します。

  12. [オプション]エージェントアクセスリスト(編集者)：登録するQ＆Aに対して編集可能な担当者のリストを入力してください。 カンマで複数の担当者のメールアドレスを区切って入力可能です。

  13. [オプション]エージェントアクセスリスト(閲覧者)：登録するQ＆Aに対して閲覧可能な担当者のリストを入力してください。 カンマで区切ることで複数の担当者のメールアドレスを入力することができます。

  14. [オプション]顧客アクセスリスト（閲覧者）：登録するQ&Aに対して閲覧可能な顧客のCustomer IDやCustomer groupを入力してください。カンマで区切ることで複数の顧客のCustomer IDやCustomer groupを入力することができます。 下記の入力例を参考に入力してください。

    Customer IDの場合→＠CUSTOMER_ID:実際のID

    Customer groupの場合→@CUSTOMER_GROUP:実際のCUSTMER GROUP 入力例：

  15. [オプション]選択したフォルダのアクセスリストをQ&Aのアクセスリストに上書きする： Y / Nなどで入力してください。空白や許可されていない文字を入力した場合はTRUE（ON）と見なされます。 その入力が正しい場合、上記の入力されたアクセスリストの編集者と閲覧者の入力は無視され、フォルダのアクセスリストを継承して使用します。

  16. [オプション]アクセスリストにないエージェントも閲覧を許可：オプションを使用するかどうかを入力してください。 Y / Nなどで入力してください。空白や許可されていない文字を入力した場合はTRUE（ON）と見なされます。本機能をONとした場合、アクセスリストで閲覧者を指定していても、すべての担当者が閲覧可能となります。

  17. [オプション]SDK やAPIのアクセスリストにない顧客も閲覧を許可：オプションを使用するかどうかを入力してください。 Y / Nなどで入力してください。空白や許可されていない文字を入力した場合はTRUE（ON）と見なされます。本機能をONとした場合、アクセスリストで閲覧者を指定していても、すべての顧客が閲覧可能となります。

列名のカスタマイズ

また、アップロードされたQ&Aファイルの列名をカスタマイズすることもできます。この機能は、異なる列名を持つ既存のQ&Aデータベースを使用したい場合に非常に有用です。

列名をカスタマイズするには、Alliダッシュボードで [設定] > [一般] タブの順に移動し、「Q&Aアップロードフォーマットのカスタマイズ」セクションまでスクロールします。

使用したい新しい列名を入力し、[保存] ボタンをクリックするだけで、アップロードしたQ&Aファイルのカスタム列名を使用できます。

画像、添付ファイル、リンクおよびテキストスタイルを含めたアップロード

画像を含むQ＆Aのアップロード

たくさんのリクエストをいただいた結果、弊社ではAlliのQ&Aアップロード機能を更新し、Q&Aをアップロードする際に、回答に画像を含めることができるようにしました。

画像を含む充実したQ&Aの作成は、多数のQ&Aがある方がずっと簡単になります。その方法を見てみましょう。

AlliでのQ&Aの一般的な設定方法を理解したい場合は、以下のユーザーガイドを参照します： Q&Aチャットセッティング

ステップ1. tsv、csv、またはxlsxフォーマットのQ&Aファイルを用意し、Q&Aファイルの回答に追加する画像ファイルを同じ場所に用意します。サポートされているフォーマットはgif、jpgおよびpngです。

ステップ2. 回答に追加する画像を、拡張子を含む[!filename]を使って挿入します。ファイル名は英数字でご作成ください。

【例】 健康診断は一年一度の受診をいただいています。以下より受診方法など確認ください。 ＜人事管理システム＞ http://xxx.xxxxx.xxx [!sample1.png]

※この例で利用のアップロード画像[!ファイル名.拡張子]：[!sample1.png]　

もしくは、画像ファイルをサブフォルダに配置することもできます。サブフォルダを、Q&Aファイルと同じ場所に配置し、[!location\filename] を使用します。「\」、「/」、または「￦」を使用できます。

ステップ3. Q&Aファイル、画像ファイルおよびサブフォルダをzipフォーマットに圧縮します。この場合も、ファイルとフォルダを同じ場所に配置する必要があります。

ステップ4. Alliダッシュボードで、ナレッジベース > Q&Aの追加 > Q&Aのアップロードの順に選択し、zipファイルをアップロードします。手順は以上です。これにより、ダッシュボードおよびAlliのチャットウィンドウで、回答の一部として画像を表示できるようになります。

簡単な注意事項が2つあります。

  1. 1つのQ&Aに添付できる画像の最大サイズは10.49MBです。

  2. 画像ファイル名および、画像ファイルとQ&Aデータをまとめるzipファイルのファイル名は日本語は非対応となっております。英数字で作成ください。

  3. 画像を追加できるのは回答だけで、質問に追加することはできません。

  4. 回答に画像を追加した後にQ&Aをダウンロードすると、画像はURLとして表されます。これに支障はありません。ファイルはURLで保存されるので、同じファイルをもう一度アップロードする必要はありません。

リンクやテキストスタイルを含むQ＆Aのアップロード

また、Alliでは回答にリンクやテキストスタイルを含めることもできます。その方法を見てみましょう。

画像やリンク、スタイルを含めることができるのはQ&Aの回答部分だけで、質問部分に含めることはできませんので、ご注意ください。

リンクの追加

Q&Aファイルにリンクを追加するには、[#LinkText|URL] フォーマットを使用します。以下はその例です。

Q&Aに含まれるリンクは、それがファイルのアップロードにより追加されたか、ダッシュボードのQ&Aエディタを使って追加されたかにかかわらず、AlliダッシュボードからQ&Aをダウンロードスいると上記のフォーマットに変換されます。そのため、リンクの情報は残されます。

Q&Aファイルをアップロードしたら、リンクが思い通りに表示されているかどうかを確認します。エラーがある場合は、ダッシュボードのQ&Aエディタを使ってそれを修正することができます。

テキストスタイルの追加

Q&Aファイルにテキストスタイルを追加するには、 xlsxフォーマットまたはzipファイルを使ってExcelファイルと画像の両方を含める必要があります。これは、Q&AのExcelシートのテキストに適用し、そのファイルをアップロードするだけで済みます。

フォントサイズの変更

エクエルでのフォントサイズとAlli上のQ＆Aエディターでのフォントサイズの互換性は以下の通りです。

注意すべき重要な事項がいくつかあります。

  • アップロードで利用可能なスタイルのオプションはテキストサイズ、太字、斜体およびフォントの色のみです。

  • Alliテキストエディタはすべての色をサポートしていないため、フォントに色に若干の違いが認められる場合があります。そのため、フォントの色はサポートされている最も類似する色に調整されます。

  • ここでも、対応しているのはxlsxフォーマットのみです。xls、csv、いおよびtsvフォーマットはサポートされていません

Alliの具体的な新機能についてご要望がありましたら、ぜひ弊社までご連絡ください。お客様のニーズにより良くお応えできるようAlliを更新していくため、お客様と緊密に連携させていただきます。

添付ファイルを含むQ＆Aのアップロード

最新のリリースで、Alliは、Q&Aをアップロードする際に添付ファイルのアップロードをサポートするようになりました。画像の添付ファイルのアップロードに慣れていらっしゃる方なら、非常に類似しています。

Q&A機能の全般的なご紹介については、こちらのユーザーガイドを参照してください：Q&Aチャットセッティング

ステップ1. tsv、csv、またはxlsxフォーマットのQ&Aファイルを用意し、すべての添付ファイルをQ&Aファイルのサブフォルダと同じフォルダ内に配置します。

ステップ2. 対応する回答欄に、添付するファイルのファイル名を以下のフォーマットで含めます：[@filename.ext]。ファイルタイプの拡張子を、次のように必ず含めるようにしてください：

ここでは、一般的な添付ファイルを示すのに「@」プリフィックスを、そして画像の添付ファイルを示すのに「!」プリフィックスを使用していることにご注意ください。

サブフォルダにあるファイルを参照するには [@location\filename.ext] を使用します。サブフォルダが、Q&Aファイルと同じディレクトリに配置されているようにしてください。「\」、「/」、または「￦」を使用することができます。

ステップ3. Q&Aファイル、添付ファイル、およびサブフォルダをzipフォーマットに圧縮します。この場合も、ファイルとフォルダを同じ場所に配置する必要があります。

ステップ4. Alliダッシュボードで、ナレッジベース > Q&Aの追加 > Q&Aのアップロードの順に選択し、zipファイルをアップロードします。手順は以上です。

簡単な注意事項が4つあります。

  1. 1つのQ&Aに添付できる最大ファイルサイズは78.64MBです。

  2. 画像の場合と同様に、添付ファイルを追加できるのは回答だけで、質問に追加することはできません。

  3. 回答にファイルを追加した後にQ&Aをダウンロードすると、ファイルはURLとして表されます。これに支障はありません。ファイルはURLで保存されるので、同じファイルをもう一度アップロードする必要はありません。

  4. 添付ファイル名および、添付ファイルとQ&Aデータをまとめるzipファイルのファイル名は日本語は非対応となっております。英数字で作成ください。

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