SharePoint連携

Alliでは、既に社内で利用しているSharePoint内のリソースを活用することができます 複雑な前処理を行うことなく、SharePointのフォルダ構造やアクセス権をそのまま維持しながら、ドキュメントのインデックスをAlli上で自動的に作成することができます。

SharePointに接続する

  1. [ナレッジベース] > [ソース設定] タブをクリックします

  2. SharePointの[接続] をクリックします

  3. SharePoint を連携する Microsoft アカウントでログインします

注意事項

  • 連携にご利用いただくMicrosoftアカウントは、組織内のSharePointサイトにアクセス可能な管理者権限を有するアカウントである必要があります

  • 連携は、OAuth認証方式を用いて実施されます

  • 本アカウントを通じて連携されるすべてのドキュメントは、当該アカウントの権限に基づき収集されます

    • プライベートサイトとして設計されたSharepointサイトの場合は、そのサイトの所有者/メンバー権限を持っているアカウントで連携した場合に、ドキュメントを収集できます。

連携の詳細設定をする

Microsoftアカウントの登録が完了したら、リンク先と方法の詳細設定に進みます

  1. [ナレッジベース] > [ソース設定] タブをクリックします

  2. SharePoint左のをクリックし、詳細を表示します

  3. [設定]をクリックします

  4. 連携するファイルの種類を選択します

    「すべて」を選択すると、サポートされている全てのファイル形式を取得します

    必要なファイル形式のみをインポートしたい場合は、該当のチェックボックスを選択します

  5. 連携するSharePointのサイトを１つ以上選択します

  6. 詳細設定が完了したら、「接続」ボタンをクリックします

連携後の自動管理とフォルダ構造

連携が完了すると、ドキュメントは次のように構成および管理されます。

自動索引付けと手動更新

  • 連携されたドキュメントは、毎日深夜0時に、更新されたドキュメントのみ、自動的にインデックスが作成されます

  • すぐにドキュメントを更新したい場合は、[今すぐ実行]ボタンをクリックすることで、更新されたドキュメントのインデックスを手動で作成できます

フォルダの構成

  • 連携が完了すると、Alli ドキュメントと Alli Works のパブリックドキュメント内に「SharePoint」という名前のルートフォルダが自動的に作成されます

  • 各連携されたSharePointサイトは、このルートフォルダの下にサブフォルダで構成され、ソースサイトのフォルダとドキュメント階層がそのまま反映されます

  • ユーザーは、SharePointの実際の構造と同じ形式でドキュメントを閲覧できます

連携における制約事項と設定可能事項

Alli上での制約事項

SharePointと連携されたフォルダとドキュメントは、Alli内で内容を直接編集または削除することはできません。 以下の操作を行う場合は、SharePoint上で実施してください。

Alli上でできない操作

  • フォルダ：追加/削除/名前変更/移動/アクセス権の変更

  • ドキュメント：アップロード/削除/名前変更/アクセス権の変更

Alli上での設定可能事項

以下の項目については、Alli内で個々のドキュメン単位で自由に設定・変更が可能です これらのAlli内で提供されるメタデータは、ドキュメントが更新されても保持されます

  • ドキュメントへのハッシュタグ追加

  • ドキュメントステータス設定（On / Off）

  • Q&A自動生成可否設定

  • 自動タグ付けの実行

権限とユーザーの処理

SharePointで設定された資格情報は、Alliに以下の仕様で反映されます

  • Alliの管理画面上での権限が 「管理者」の場合Sharepoint上の権限に関わらず、全てのドキュメントの編集や閲覧が可能となります、

  • SharePoint で設定されたユーザーとグループの情報は、Alli でもそのまま表示されます

  • ただし、Alliでは、すべてのユーザー権限が「閲覧者」に統一されます

    • 例）SharePoint で 「編集者」に設定されているユーザーも Alli では「閲覧者」としてのみ適用されます

  • SharePointに登録されているユーザーがまだAlliに未登録の場合、そのユーザーは権限リストに表示されません

    • Ailliに登録後、自動的に権限リストに追加され表示されます

  • SharePointで権限をグループに設定した場合、そのグループはAlli権限リストに反映されます

    • Sharepoint

Alli Works内ドキュメントの活用方法

連携したSharePointのドキュメントは、Alli Works > シェアドキュメント内の他のドキュメントと同じ方法でご利用いただけます。

  • SharePointとの連携時に、「SharePoint」フォルダがシェアドキュメント内のルートフォルダとして自動作成されます。 このフォルダを通じて、連携されたドキュメントにアクセスが可能です。

  • シェアドキュメント内に表示されるドキュメントは、ユーザーのSharepointで付与された権限に応じて制限されます。 各ユーザーに許可されたドキュメントのみがシェアドキュメント内に公開されるため、通常の直接アップロードによるドキュメントと同様に、権限のないドキュメントへの不正アクセスを防止します

    • 「WORKS」タイプのプロジェクトタイプで、ユーザーのID(Eメールアドレス)情報が保持されている場合にのみ、アプリを利用するユーザー側にSharepointの閲覧権限が保持されます。ユーザー情報が取得できないプロジェクトタイプの場合は、基本的に連携されたドキュメントはすべてのユーザーにもアプリ上などで閲覧できる状態となります。 ※ご契約のプロジェクト形態が不明な場合は、担当者へご連絡ください。

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最終更新