ドキュメントの編集/閲覧権限を設定する（ドキュメントごとの設定、フォルダの活用）

ドキュメント固有の権限の設定

ドキュメントごとに「アクセスリスト」で閲覧/編集が可能なAlliの管理担当者を設定することができます。

この機能を利用することで、例えば、複数の部門や担当者間でAlliを利用している場合、自身が管理していない領域のドキュメントに対する誤操作（編集や削除など）を防ぐことが可能です。 ただし、プロジェクトの管理者（管理者権限）はすべてのドキュメントを編集できます。

  • 閲覧：ドキュメントの内容とメタデータの読み取り、検索

  • 編集：閲覧と編集、削除

アクセスリストはデフォルトでホワイトリスト方式に従います。 つまり、リストに登録されていない担当者は、ドキュメントを編集、閲覧できないことはもちろん、検索を通じてドキュメントの内容を確認することもできません。 逆に、以下のようにドキュメント検索を活用している場合は、ホワイトリスト方式のアクセスリストを運用は適していません。

  • スキルの「ドキュメントから回答」ノードをSDKで活用している場合

  • 編集については権限を持つ担当者のみに制限し、閲覧（検索）はすべての担当者に許可したい場合

これを防ぐために、アクセスリストの下にある「リストに含まれないエージェントも閲覧できるようにする」オプションをオンにすると、すべての担当者とSDKユーザーが閲覧権限を持つようになり、すべてのユーザーが権限制限なしで検索することができます。

顧客（SDK / APIユーザー）権限の設定

担当者の管理と同様に、Q&Aごとに「アクセスリスト」で閲覧可能なユーザーを管理できます。ここでいう、顧客とは、SDKまたはAPIを介してQ&Aを検索するユーザーです。顧客はダッシュボードにアクセスできないため、編集権限を持たず、閲覧権限のみを持つことができます。

顧客アクセスリストもホワイトリスト方式に従います。 したがって、リストに登録されていない顧客には、Q&A検索時に、そのQ&Aは検索結果として表示されません。 ただし、アクセスリストの下にある「リストにない顧客（SDK/APIユーザー）も閲覧を許可」オプションをオンにすると、すべての顧客が閲覧権限を持つようになり、検索結果に表示されます。 担当者を 1 人ずつ追加する必要がある担当者アクセスリストとは異なり、顧客アクセスリストの管理は、顧客個別の追加に加えて顧客グループの追加もサポートします。

個別管理は左側のオプションでcustomer id（user id）を選択後追加、グループ管理はcustomer groupを選択後追加してください。

customer id, customer group これらの変数はすべて顧客固有の変数で、顧客リストから入力できます。特に、顧客グループは入力だけでなく、既存のグループから追加することもできます。

フォルダを利用した権限の設定

ドキュメントごとに権限を設定しなくても、フォルダを使用して複数のドキュメントの権限を一度に設定できます。

ドキュメントタブ内の「新しいフォルダを追加」、または「すべてのフォルダを表示」をクリックしてフォルダページに進んだ後、「新しいフォルダを追加」ボタンをクリックしてフォルダを追加できます。 フォルダ名とアクセスリストを入力してフォルダを追加してください。

フォルダの閲覧/編集権限もドキュメントと同様に定義されます。

  • 詳細をみる：フォルダ情報を読む（フォルダ内のドキュメントの詳細をみる権限は最終的に各ドキュメントに設定された権限に従い、フォルダ権限とドキュメント権限を同一視するオプションがあります。後述）

  • 編集：フォルダの変更

  • 削除：フォルダを削除するときは、フォルダ内のドキュメントを削除するかどうかを選択できます。 すべて削除またはフォルダから移動する2つのオプションがあります。

追加（作成）されたフォルダはドキュメントをアップロードするときに選択できます。

既存のドキュメントを移動する場合は、ドキュメントのチェックボックスにチェックを入れ、 [その他]メニューの[ドキュメントを移動する]をクリックすることで、フォルダに移動することも可能です。

このとき、「選択したフォルダのアクセスリストをドキュメントのアクセスリストに上書きする」オプションをチェックすると、フォルダのアクセスリストがドキュメントのアクセスリストに上書きされます。

その他の有用な情報

  • フォルダの変更/削除権限は、各フォルダ内に設定されている「編集可能」担当者のリストによって決まります。 フォルダを追加する権限は、プロジェクト設定>エージェント管理>グループ管理>権限の調整で実行できます。

  • フォルダ内にあるドキュメントは、フォルダ内に入った後、そのフォルダのドキュメントリストから確認できます。 フォルダに属していないドキュメントのみがメインページで表示されます。

  • 上部の検索バーを使用すると、現在位置しているパス以下のみが検索範囲に含まれます。

    • メインページで検索すると、ドキュメント全体で検索可能です

    • 「すべてのフォルダ」ページに入った後に検索すると、すべてのフォルダ内のドキュメントが検索可能、フォルダに含まれていないドキュメントは検索範囲に含まれません

    • フォルダAに入った後に検索すると、フォルダA内のドキュメントが検索が可能です

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